Dalam dunia kerja, surat resmi perusahaan punya peran penting yang nggak bisa disepelekan. Mulai dari komunikasi antarinstansi, pemberitahuan internal, sampai kerja sama bisnis. Dengan adanya contoh surat resmi perusahaan, kita jadi lebih mudah menyusun dokumen yang sesuai standar, sopan, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Apalagi di era sekarang, banyak perusahaan yang makin sadar pentingnya arsip tertulis sebagai bukti legal dan profesional. Makanya, memahami format surat resmi perusahaan yang sering digunakan bisa jadi bekal penting buat karyawan, HRD, bahkan manajemen.
Lantas, apa saja surat resmi perusahaan yang sering digunakan? Ini dia 12 contoh surat dan template-nya.
💡 Jadi Poinnya…
- Punya Format Baku: Surat resmi perusahaan wajib memenuhi unsur seperti kop surat, nomor surat, alamat, hingga tanda tangan agar terlihat sah dan profesional.
- Banyak Jenisnya: Dari surat perjanjian kerja sama, undangan resmi, sampai pemberitahuan, semuanya penting dalam komunikasi perusahaan.
- Lebih Kredibel: Dengan surat resmi, informasi jadi lebih jelas, terdokumentasi, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Apa Itu Surat Resmi Perusahaan?
Surat resmi perusahaan adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi, instruksi, atau pernyataan penting secara formal. Surat resmi ini biasanya dibuat oleh pihak berwenang di perusahaan, seperti pimpinan, HRD, atau bagian administrasi.
Ada banyak jenis surat resmi tergantung tujuan pembuatannya. Mulai dari memberi pengumuman, menyampaikan undangan, melakukan permintaan kerja sama, hingga memberi teguran kepada karyawan.
Berbeda dari surat biasa, surat resmi punya format baku, bahasa yang sopan, dan identitas perusahaan yang jelas. Dengan adanya tanda tangan dan kop perusahaan, penerima akan tahu bahwa informasi tersebut benar-benar resmi dan bisa dipercaya.
Unsur-Unsur Surat Resmi Perusahaan
Biar nggak asal tulis, ada beberapa unsur yang wajib dipenuhi saat membuat surat resmi perusahaan. Dilansir dari kumparan, berikut di antaranya:
1. Kop Surat
Kop surat adalah identitas perusahaan. Di bagian ini biasanya tercantum nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, hingga email resmi. Kehadiran kop surat bikin dokumen terlihat profesional dan legal.
2. Nomor Surat
Nomor surat berfungsi sebagai penanda dan arsip. Dengan nomor unik, surat bisa dilacak kapan dibuat, siapa pengirimnya, dan urutan keluarnya. Ini penting banget buat dokumentasi perusahaan.
3. Tanggal Surat
Tanggal menunjukkan kapan surat dibuat. Umumnya ditulis di pojok kanan atas dengan format hari, bulan, dan tahun.
4. Lampiran
Kalau ada dokumen tambahan, seperti proposal atau laporan, bagian lampiran wajib dicantumkan. Kalau nggak ada, biasanya cukup diberi tanda strip (-).
5. Hal/Perihal
Bagian ini mirip judul. Singkat tapi jelas menggambarkan isi surat, misalnya “Permohonan Kerja Sama” atau “Undangan Rapat”.
6. Alamat Tujuan
Alamat penerima harus ditulis jelas, biasanya diawali dengan sapaan seperti “Yth. Bapak/Ibu” tanpa jabatan di belakangnya.
7. Pembuka Surat
Kalimat pembuka berfungsi mengantar isi surat dengan sopan. Contoh: “Dengan hormat, bersama ini kami sampaikan…”
8. Isi Surat
Bagian inti berisi maksud dan tujuan. Biasanya terdiri dari tiga paragraf: pembuka, isi utama, dan penutup. Harus ditulis singkat, padat, dan jelas.
9. Penutup Surat
Kalimat penutup biasanya berisi ucapan terima kasih atau harapan tindak lanjut dari penerima.
10. Identitas Pengirim
Berisi tanda tangan, nama terang, jabatan, dan jika dari instansi pemerintahan, bisa ditambah NIP.
11. Tembusan
Bagian opsional yang menunjukkan siapa saja yang menerima salinan surat. Berguna untuk transparansi.
Baca Juga: Contoh Surat Rekomendasi Atasan untuk Pinjaman: Contekan untuk Kamu
12 Contoh Surat Resmi Perusahaan
Nah, biar lebih mudah, berikut 12 contoh surat resmi perusahaan yang sering digunakan untuk berbagai kebutuhan:
1. Surat Perjanjian Kerja Sama
Surat ini dikeluarkan saat dua perusahaan atau lebih sepakat bekerja sama. Isinya mencantumkan hak, kewajiban, ruang lingkup, dan jangka waktu perjanjian supaya semua pihak punya dasar hukum yang jelas. Kamu bisa unduh template-nya di sini.
2. Surat Perjalanan Dinas
Surat perjalanan dinas dikeluarkan dalam rangka menugaskan karyawan untuk urusan kantor di luar kantor utama, misalnya menghadiri rapat cabang atau audit di kantor klien. Dokumen ini juga sering jadi dasar klaim biaya perjalanan dinas. Unduh template-nya di sini.
3. Surat Kuasa Perusahaan
Surat kuasa dipakai untuk memberi wewenang resmi dari pimpinan ke karyawan atau pihak lain. Biasanya terkait tanda tangan dokumen, pengambilan barang, atau urusan hukum perusahaan. Unduh template-nya di sini.
4. Surat Panggilan Kerja
Jenis surat resmi ini biasanya dikeluarkan HRD untuk memberitahu pelamar kerja bahwa ia dinyatakan lolos rekrutmen karyawan. Di dalamnya tercantum jadwal masuk, lokasi kantor, dan posisi yang dilamar sehingga proses rekrutmen lebih profesional. Unduh template-nya di sini.
5. Surat Edaran Internal
Surat edaran internal atau disebut juga surat pengumuman, berisi pemberitahuan resmi yang berlaku untuk seluruh karyawan. Contohnya perubahan kebijakan, info cuti bersama, atau aturan baru.
Surat ini biasanya dikirimkan via email atau ditempel di papan pemberitahuan kantor agar komunikasi lebih jelas dan terdokumentasi. Unduh template-nya di sini.
6. Surat Undangan Resmi
Sementara itu, surat undangan dibuat untuk mengundang pihak internal atau eksternal ke acara perusahaan. Surat undangan resmi biasanya dilengkapi kop perusahaan, tanda tangan pimpinan, serta detail acara. Unduh template-nya di sini.
Baca Juga: 25 Situs Terbaik untuk Download Template CV Gratis dan Profesional
7. Surat Rekomendasi
Surat rekomendasi dikeluarkan oleh pimpinan atau HR untuk memberikan penilaian positif terhadap seseorang atau mitra bisnis. Umumnya, surat ini dipakai untuk melamar kerja, beasiswa, atau pengajuan kerjasama. Edit dan unduh template-nya di sini.
8. Surat Permintaan Penawaran
Biasa disebut Request for Quotation (RFQ), surat permintaan penawaran diterbitkan perusahaan untuk meminta vendor atau supplier mengirimkan detail harga dan spesifikasi produk atau jasa. Unduh template-nya di sini.
9. Surat Penawaran
Kebalikan dari RFQ, surat penawaran dibuat perusahaan untuk menawarkan produk atau jasa kepada calon klien. Biasanya berisi deskripsi produk, harga, diskon, serta syarat pembayaran. Unduh template-nya di sini.
10. Surat Pemesanan
Disebut juga Purchase Order (PO), surat pemesanan berfungsi untuk menerangkan persetujuan pembelian produk atau jasa setelah penawaran. Formatnya biasanya detail yang menerangkan jumlah, harga, dan waktu pengiriman. Unduh template-nya di sini.
11. Surat Konfirmasi
Digunakan untuk memastikan suatu hal, misalnya konfirmasi kehadiran rapat, penerimaan barang, atau kesepakatan kerja sama. Surat ini membuat komunikasi lebih resmi dan jelas. Unduh template-nya di sini.
12. Surat Pemberitahuan
Surat resmi perusahaan yang terakhir yaitu surat pemberitahuan. Isinya berupa informasi resmi tentang perubahan tertentu, misalnya jadwal kerja, aturan perusahaan, penyesuaian tarif, hingga penagihan biaya. Surat ini memastikan pihak terkait mendapat info yang valid. Unduh template-nya di sini.
Baca Juga: 3 Contoh Surat Pernyataan Pinjam Uang dan Formatnya, Gratis Download
Itu dia format dan contoh surat resmi perusahaan. Dengan ini, kamu jadi lebih gampang dalam menyusun dokumen yang profesional, rapi, dan sesuai standar. Download template-template di atas buat panduan kamu saat harus membuat surat resmi dalam berbagai kebutuhan, ya. Semoga membantu!
Mau atur keuangan buat masa depan? Di Tuwaga, kamu bisa temukan tips investasi, keuangan, sampai rekomendasi produk finansial yang aman dan menguntungkan. Mulai dari tabungan, deposito, hingga kartu kredit dari berbagai bank resmi. Semua aman dan praktis, yuk, eksplore Tuwaga!
