Dalam kegiatan ekonomi sehari-hari, baik pribadi maupun bisnis, bukti transaksi punya peran penting sebagai dasar pencatatan dan pertanggungjawaban keuangan. Tanpa adanya bukti transaksi, kamu akan kesulitan membuktikan bahwa suatu kegiatan ekonomi benar-benar terjadi.
Nah, supaya kamu makin paham, di artikel ini kita bahas secara lengkap tentang pengertian bukti transaksi, macam-macamnya, hingga contoh nyata yang sering dipakai dalam kehidupan sehari-hari.
💡 Jadi, Poinnya…
- Pondasi Keuangan Sehat: Dokumen kecil ini punya peran besar untuk menjaga keakuratan laporan dan kepercayaan antar pihak.
- Ada Dua Jenis Utama; Internal & Eksternal: Keduanya sama penting, tergantung dari sumber transaksi dan siapa pihak yang terlibat.
- Simpan dengan Rapi (Fisik & Digital): Jangan tunggu ribet! Backup dokumen sejak awal biar keuanganmu aman dan siap diaudit kapan aja.
Apa Itu Bukti Transaksi?
Bukti transaksi adalah dokumen yang digunakan sebagai tanda atau bukti bahwa telah terjadi kegiatan keuangan, baik berupa penerimaan maupun pengeluaran uang.
Dalam akuntansi, bukti transaksi berfungsi untuk:
- Menjadi dasar pencatatan ke dalam jurnal.
- Menunjukkan keabsahan transaksi keuangan.
- Menghindari kesalahan atau kecurangan dalam laporan keuangan.
Tanpa bukti transaksi, data keuangan bisa dianggap tidak valid karena tidak ada dokumen pendukung yang membenarkan terjadinya transaksi tersebut.
Fungsi Bukti Transaksi
Sebelum masuk ke jenis-jenisnya, kamu juga perlu tahu fungsi penting bukti transaksi, yaitu:
- Sebagai alat bukti sah atas suatu kegiatan ekonomi.
- Dasar pencatatan akuntansi, terutama saat menyusun jurnal umum dan laporan keuangan.
- Mempermudah audit, karena auditor membutuhkan bukti nyata dari setiap transaksi.
- Mencegah sengketa, jika di kemudian hari ada perbedaan pendapat antara pihak yang bertransaksi.
Macam-Macam Bukti Transaksi
Secara umum, bukti transaksi dibedakan menjadi dua kelompok besar, yaitu bukti transaksi internal dan bukti transaksi eksternal.
1. Bukti Transaksi Internal
Bukti transaksi internal adalah dokumen yang dibuat di dalam perusahaan untuk mencatat kegiatan keuangan yang tidak melibatkan pihak luar.
Contohnya:
- Bukti kas keluar → digunakan saat perusahaan mengeluarkan uang tunai.
- Bukti memorial → mencatat transaksi nonkas seperti penyusutan, penyesuaian, atau koreksi.
- Bukti kas masuk → mencatat penerimaan uang dari dalam perusahaan, misalnya setoran modal tambahan.
Biasanya, bukti transaksi internal digunakan oleh bagian akuntansi atau keuangan untuk memastikan setiap transaksi tercatat dengan benar.
2. Bukti Transaksi Eksternal
Bukti transaksi eksternal adalah dokumen yang berasal dari pihak luar perusahaan atau lembaga lain. Bukti ini menunjukkan adanya hubungan ekonomi antara dua pihak atau lebih.
Beberapa contoh bukti transaksi eksternal yang umum:
a. Faktur (Invoice)
Faktur atau invoice digunakan sebagai bukti jual beli barang atau jasa antara penjual dan pembeli. Di dalamnya biasanya ada detail lengkap: nama barang, jumlah, harga satuan, dan total pembayaran.
Contoh: faktur pembelian bahan baku dari pemasok.
Faktur ini penting karena menjadi dasar pencatatan pendapatan dan pengeluaran dalam laporan keuangan perusahaan.
b. Kwitansi
Kwitansi adalah dokumen yang menunjukkan bahwa seseorang telah menerima sejumlah uang.
Biasanya ada tanda tangan penerima, nama pengirim, jumlah uang, serta cap perusahaan.
Contoh: kwitansi pembayaran sewa gedung atau jasa. Bukti ini sering dijadikan dokumen resmi untuk keperluan audit dan pelaporan pajak.
c. Nota Kontan
Nota kontan digunakan saat transaksi dilakukan secara tunai, biasanya untuk pembelian langsung tanpa sistem kredit.
Contoh: pembelian alat tulis kantor di toko perlengkapan. Nota kontan penting untuk mencatat transaksi harian yang nilainya relatif kecil tapi sering terjadi.
d. Nota Kredit
Dokumen ini diterbitkan oleh penjual untuk mengoreksi transaksi penjualan karena adanya pengembalian barang atau potongan harga.
Contoh: pelanggan mengembalikan barang karena rusak atau tidak sesuai pesanan.
Nota kredit membantu menyesuaikan nilai piutang dan pendapatan agar laporan keuangan tetap akurat.
e. Nota Debet
Kebalikannya dari nota kredit, nota debet dibuat oleh pembeli untuk meminta pengurangan tagihan kepada penjual. Biasanya digunakan kalau ada barang yang rusak atau jumlah yang diterima tidak sesuai dengan pesanan awal. Dengan nota debet, pembeli punya bukti resmi untuk mengajukan klaim atau koreksi transaksi.
f. Cek dan Bilyet Giro (BG)
Dua jenis bukti transaksi ini digunakan dalam kegiatan perbankan.
- Cek bisa dicairkan langsung dalam bentuk tunai di bank, sedangkan
- Bilyet Giro hanya bisa dipindahbukukan ke rekening penerima.
Contoh: pembayaran proyek antar perusahaan atau pembayaran vendor besar.
Bukti ini jadi penting banget buat menjaga kelancaran transaksi non-tunai antar pihak bisnis.
g. Slip Setoran Bank
Slip setoran dipakai ketika kamu atau perusahaan melakukan penyetoran uang ke rekening bank.
Dokumen ini mencatat tanggal setoran, jumlah uang, dan nama penyetor. Slip setoran menjadi bukti sah kalau transaksi perbankan benar-benar dilakukan.
h. Bukti Transfer
Di era digital, ini mungkin yang paling sering kamu lihat! Bukti transfer digital atau e-slip jadi bukti sah transaksi antar rekening, baik lewat mobile banking, ATM, maupun internet banking. Dokumen ini penting banget buat memastikan uang benar-benar sampai ke penerima — terutama buat transaksi online.
Baca Juga: Apa Itu Mutasi Rekening? Pentingnya Mutasi Rekening dan Cara Mengeceknya di Tahun 2025!
Contoh Nyata dalam Kehidupan Sehari-hari
Berikut beberapa contoh penerapan bukti transaksi dalam kehidupan kamu:
- Saat belanja online, invoice dan bukti transfer jadi bukti transaksi sah antara pembeli dan penjual.
- Saat membayar listrik di minimarket, kamu akan menerima struk pembayaran sebagai bukti transaksi.
- Di kantor, ketika bagian keuangan mengeluarkan uang untuk pembelian alat, akan dibuat bukti kas keluar.
Dengan kata lain, hampir semua kegiatan keuangan yang kamu lakukan selalu meninggalkan jejak berupa bukti transaksi.
Cara Menyimpan Bukti Transaksi dengan Aman
Bukti transaksi harus disimpan dengan baik karena bisa dibutuhkan kapan saja. Berikut tipsnya:
- Gunakan map atau folder terpisah antara bukti penerimaan dan pengeluaran.
- Scan atau foto dokumen untuk backup digital.
- Gunakan sistem akuntansi digital, seperti aplikasi pencatat keuangan yang otomatis menyimpan bukti transaksi.
Mau Keuanganmu Seakurat Laporan Bisnis Profesional?
Cek Tuwaga buat bandingin dan apply KTA, deposito, hingga dana tunai terbaik dari berbagai bank terpercaya. Biar kamu bisa ngatur keuangan dengan lebih cerdas, efisien, dan sesuai kebutuhanmu!
